一、研发背景

      中共十八召开以后，中央提出了全面深化改革的战略部署，部署中明确指出党政机关单位应全面推行基础信息化办公制度改革，完善基础信息化建设。公安部提出了进一步的细化改革政策，在全国范围内开展基础信息化、警务实战化、执法规范化、队伍正规化等四项改革建设措施。

公安机关档案工作是收录、保存、管理公安机关工作信息以及关键信息的重要工作，是公安行政机关重要的基础工作之一，科学完善的档案管理工作是提高公安机关工作效率以及质量的重要基础。

经过调研，发现公安机关档案工作存在以下问题:

1.缺乏系统性管理。目前公安机关自存档案仅对文件警进行分类、登记、录入、造册等工作，由于人员紧张、档案存放困难，无法对档案进行保存时限、重要程度等更细致的划分。

2.存在重复储存的情况。在工作中，在借阅传阅文件时，留有复印件自用。存在同一份文件多次入档的情况，导致档案重复存储，占用大量时间。

3.缺乏有效的检索功能。目前所用Excel管理手段，仅能通过文号、标题进行检索，效率不高。对于时间较长，不清楚文号或标题的档案，难以检索。

4.缺少电子档案。档案大多为纸质文件，没有挂接电子文档，容易在借阅时产生污损，影响档案的完整性。

为解决上述问题，我公司全面应用智能存储技术、信息化技术和数据库技术，推出了创兴综合档案管理系统（简称“档案管理系统”），对现有档案进行电子化升级，使档案管理更加系统化、科学化。以专用档案管理标签作为信息存储媒介并粘贴在档案袋上，通过系统智能控制档案柜实现档案的存放与领取，实现了档案管理全过程的信息化处理。

此外，根据保密相关规定，建立专门档案室及电子档案阅览室，提升档案管理水平和档案利用率。

创兴“综合档案管理系统”是一套软硬件结合的解决方案，系统通过统一标准规范整个档案生命周期的流程管理，构建了一整套完整的档案信息资源共享服务平台。系统支持档案管理全过程的信息化处理，包括档案电子信息采集、入库接收、归档、存储、移交、管理、借阅利用和编研发布等功能，建立了以信息安全为中心的一站式档案利用共享平台，为公安机关的信息管理决策提供了有力的依据。

 二、系统构成

        1.平台架构

                     

     系统为B/S架构，服务器与数据库部署在本地，接入内网，本地单位及下属单位可共同访问该数据库。采用J2EE体系架构、基于SOA的架构设计以及组件化设计理念，通过组件进行搭建，在此平台基础上开发业务应用系统，适应软件架构对继承性、兼容性、扩展性的要求，保证架构扩展衔接合理。

        2.系统组成

             

系统管理员设置好单位部门及用户权限，共用网页版平台进行入库、出库、调拨、移交、远程审批等操作，实现档案信息及出入信息的上传与共享，形成统一的管理信息平台，主体解决方案分为软件平台、保存保管设备、电子采集设备三部分。

 三、系统总体建设思路和目标

针对公安机关档案管理要求，综合档案管理系统的总体建设思路和目标是“四大、两全”：

      1.大档案

保证多种业务来源的档案都能正确的采集到数字档案系统。并依托数据格式转换技术，将各类型电子文件转换为通用的数据格式进行浏览和利用。

      2.大集成

通过数据集成，形成全单位的档案资源数据仓库。对所有档案相关应用的集成和全面覆盖，实现流程结转归档自动化、跨级数据传递。

      3.大平台

构建统一架构的数字档案管理系统，各单位可接入云端在线访问。在系统架构、档案存储、档案安全、档案应用等层面在云端统一设计、统一规划、集中控制。

      4.大安全

依据《信息系统安全等级保护基本要求》、BMB17以及BMM20，实现应用及内容的安全防护，确保电子档案的来源可信、管理可信、技术可信、长期可用。

      5.全管控

通过业务管控和电子文件管控，确保档案资源归档的完整性以及准确性。

      6.全服务

依靠先进信息化技术，提供深层次、多渠道的服务手段。面向领导决策层、档案管理层和普通员工层的服务，实现全员服务。

四、综合档案管理系统功能和工作流程

      1.功能模块

      1.1档案管理系统

      在档案管理模块可以对档案进行添加、修改、删除、查询以及调阅、归还、档案处理等操作，实现了对档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能。添加档案时，可以给每个档案制作一个条码标签，将档案内容打印在标签上并贴在相应档案的表面。

      1.2档案采集系统

档案采集系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能。系统提供了目录整理、档案采集、档案审核、系统维护四大功能，并利用现化代网络技术，实现多人同时对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷的档案数字化采集软件。

      1.3远程查阅系统

数字化档案查阅系统是以组织系统专网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。并采用多种安全加密处理方式，确保系统运行安全可靠。

       1.4操作记录查询

      通过系统可轻松查阅档案所有的出入信息，包括出入时间，借阅人等，实现了档案流转的可追溯化管理。

       1.5档案统计分析

系统可以对档案及其存储设备进行统计。根据档案的种类、状态和档案的操作进行档案的统计；对存储设备的使用情况和使用率进行统计，统计时生成统计图并能导出统计列表。

       1.6审批管理

      对于重要、秘密档案，系统可设置审批权限，审批负责人可通过档案网页版对相关档案的出入库进行无纸化远程审批，提高效率。

       1.7档案管理网络大平台

       系统能够实现省市县三级联网，上级部门可通过系统直接查看相关档案的保管情况，实现了信息化，规划化，透明化的管理。

      1.8基础信息维护

在系统管理模块可以添加部门及用户并设置用户的权限；在系统参数管理设置审批、配置关联的硬件参数。

      2.具体工作流程

      2.1档案待入库和入库管理

       A 登记档案信息

管理人员在系统登记档案信息，档案信息包括档案名称、种类、来源、起始页、结束页、备注等。

      B档案拍照

管理人员将档案多角度拍照（利用高拍仪即拍即导，或者导入照片或者利用扫描仪对其扫描成电子文件），同时上传至管理系统。

      C分配存放位置

管理人员按照档案大小、类型在系统内对应的保管室内，根据实际存储状况，在此系统示意图界面内选择合适的保管柜。（黄色表示已使用，绿色表示未使用，红色表示已满）  

      D档案待入库

     点击“登记待入库”，档案进入待入库管理模块。

      E条码标签编码

    系统为每个档案生成唯一的档案识别码和EPC码（唯一身份证明），通过打印机生成条码标签，贴于档案保管袋上。

      F打印登记表并入库

将档案放入存储设备后，在待入库管理模块选中该档案确认入库，系统自动生成档案登记表并打印。

      2.2档案调阅或处理

      A档案调阅

    档案调阅，管理员办理调阅手续，领导远程审批同意后，管理员将档案拿给借阅人，此时档案状态显示为出库状态。

      B 档案延期或归还

指定的调阅期限到达后，系统在首页会跳出提示管理人员，此时可对档案进行延期操作，若借阅人按时归还档案，管理员可进行归还操作。

      C 档案处理

    可以对档案进行移交、销毁等处理。

      2.3系统其他管理

      A查询与统计

系统具有完善的统计分析模块，自动生成档案统计、操作统计等报表。

      B三级联网平台管理

客户端登记的档案信息，会在网页版的联网平台上实时显示，经过授权的用户可以实时看到档案信息（上级部门对下级部门拥有管理和查看权限），远程查看远程管理。

      C档案监控

未按期归还提醒，以及超期提醒；随时追溯历史活动轨迹。

 五、设计原则和依据

      1.设计原则

      为规范档案管理工作，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》、《中华人民共和国民事诉讼法》、《中华人民共和国行政诉讼法》和《公安机关办理刑事案件程序规定》的有关规定，遵循科学、客观、及时、准确、安全的原则，本系统遵循以下设计原则。

      1.1可靠性

      系统具备长期稳定工作能力，所选用硬件设备符合国际质量及可靠性标准。软件对于规范要求以外的输入能够判断出这个输入不符合规范要求，并能有合理的处理方式。

      1.2实用性

      综合档案管理系统满足功能要求，设计具有实现性，操作方便，维护容易。该系统改变了传统档案的管理模式，简洁方便，管理有序。通过系统的应用，有效提高了相关部门对档案归档管理的效率、简化了管理流程、降低了人员的劳动强度，为客户提供了更为便捷、更为有效的的管理模式。 

      1.3经济性

      在保证先进性、可靠性和易用性的前提下，系统还要有较好的经济性，使整个系统有较高的性能价格比，实用而不夸张，高档而不奢侈。

      1.4易操作性及易维护性

      系统便于掌握，简便直观。保证系统易于扩展、升级。保证系统具有自检和错误报警提示功能；系统各单元故障排除快速简捷；保证主机和备件的通用性、互换性。

      1.5易扩展性

      软件、硬件设计完都留有升级接口和升级空间。扩展方便简单，提高了工作效率，节约开支。

      1.6高效性

      按照司法机关档案的保全要求，及时、准确、快速地完成数据采集工作，并对其进行自动拍照；档案移交到其它部门，实现档案信息自动流转，提升档案管理水平，时时跟踪档案的位置。档案保管员可大大节省工作时间，极大的提高了工作效率，对调阅、归还、移交等状态的档案进行规范、实时、准确的管理，大大节省了以往台帐式管理的时间。

综上所述：我们设计的目标是，系统设备及应用软件能够平滑地进行升级及扩充，体现当代高科技成果的结晶。系统具有强大的控制与管理功能；同时整个系统易于安装和维护、更换。

      2.设计标准

      IEC——国际电工委员会标准

      ISO——国际标准化组织

      GB/DL——中华人民共和国国家标准

      《工业企业通讯设计规范》（GBJ42-81）

      YDB 059-2011 基于标签识别的应用和业务需求

      GB/T 25000.1-2010软件工程 软件产品质量要求和评价

      GB/T 2423-1986 电工电子产品基本环境试验规程(IEC68)

      IEEE802.3以太网规范

      《信息技术设备（包括电气事务设备）安全规范》（GB4943-2001）

      《计算机场地技术条件》（GB2887—89）

 六、档案保管室规划

      1.档案室安全保密制度

      1)存放档案必须有专用库房，库房必须安全、牢固，门窗要加固。

      2)建立专门档案室及电子档案阅览室，提升档案管理水平和档案利用率。

      3)档案工作人员和档案利用人员，都必须认真执行《保密法》及有关保密管理规定，增强保密观念，对涉密档案管理按国家涉密管理规定执行。

      4)档案库房内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆物品带入室内；保持库房清洁，要有“十防”措施；经常检查可能发生的事故隐患，并及时排除。

      5)对接收入库的档案，应认真清点、核对，履行交接手续，并及时入库。

      6)明确不同密级档案的使用范围和借阅办法并严格遵守。

      7)定期检查档案的保管情况，做到帐、物相符；对破损或变质档案要及时采取措施进行修补和复制。

      8)档案管理人员不准利用工作之便摘录档案资料，不准在私人通讯、谈话中涉及涉密档案的内容，不准任意将案卷带出档案库房。

      9)档案工作人员在调离工作前，必须将档案、资料逐件点交清楚，离职后对所了解的机密情况不得泄漏。

      10)各类档案一般不予借出。对确需借出的，要严格履行借阅审批登记手续。

      11)如发现有档案丢失或泄密情况，必须及时上报，立即追查，严肃处理责任者。未经允许任何人不得私自销毁档案。

      12)为确保档案的安全，要做到人离档案馆，随时关门窗。

      13)节假日及寒暑假前应重点检查库房门窗安全，清点档案并登记，催还借出档案，将所有档案全部归入库房。

      2.规划阐述

      对档案室的总体规划遵循分区分类保管的总原则，把档案室分为档案受理区、档案查阅区、档案保管区。

 

      2.1受理区

                        

      受理区是档案室管理人员办公区域，配置为办公桌椅、台式电脑、综合档案管理系统（包括条码标签打印机、翻拍仪、扫描枪等）；作为档案管理主要区间，受理区设置档案管理工作台，布置档案管理工作站，档案翻拍仪及信息管理系统对档案进行日常登记、出入管理。还可根据工作需要选择配置打印机、扫描仪等附属设备。

      管理员在这里进行档案基础信息登记工作。包含条码标签分配、打印、拍照，以及存放位置分配等操作。同时，档案日常调阅、归还、档案处理等流转手续办理工作及其它档案保全保管规范要求的日常工作，均在管理区进行。

      另配置档案消毒柜和档案暂存柜用于档案的消毒与暂存。

      2.2查阅区

      根据保密相关规定，建立专门电子档案查阅区，供查阅人员现场查阅电子档案，根据本单位档案室现有规模与实际要求，查阅区配置如下：

      B查阅区：配置查阅桌椅、查阅电脑各2套，供查阅人员现场查阅电子档案。

                     

      2.3保管区

                     

      在档案保管上根据档案属性进行各类档案的保管存放。档案保管区主要分为纸质档案保管区、电子档案保管区。根据本单位档案室现有规模与实际要求，档案室保管区分为：

                     

      C保管区：部署5组6列智能档案柜（单组尺寸：1000*580*2500mm），共计45立方米。

      D环境组件：配置除湿机1台、温湿度仪2个、电磁驱虫器2个、灭火器2个、火灾报警器2个，紫外消毒车2台、空调2台、新风机1台。